Инвойс и проформа-инвойс простыми словами
Инвойс (invoice) — коммерческий документ продавца по внешнеторговой сделке. Он показывает, что именно едет в вашей партии и по какой цене. Проформу поставщик присылает раньше, до отгрузки и до платежа. Счет на оплату и счет-фактура работают уже во внутренних российских расчетах, к внешнеторговой поставке их не приравнивают. Дальше идем по ходу сделки и разбираем обязательные поля документа, работу таможни и банка, частые ошибки китайского поставщика и то, что просить у него до отгрузки.
Что такое инвойс и кто его выставляет
Инвойс выставляет продавец покупателю. Обычно документ появляется при отгрузке партии, когда стороны уже подписали контракт и согласовали спецификацию.
Инвойс подтверждает состав и стоимость партии, условия поставки и порядок расчетов. Дальше документ работает в трех местах. Таможня считает по нему платежи, банк переводит деньги за границу, бухгалтерия принимает товар к учету.
Контракт этот документ не заменяет. Он не поручает банку платеж и не доказывает, что деньги ушли. Инвойс пришел, а контракт не подписан, значит для проверяющих сделки пока нет.
Рядом с инвойсом идут упаковочный лист и транспортный документ. Таможня и банк сверяют их с инвойсом построчно.
Чем проформа-инвойс отличается от инвойса и счета на оплату
Проформа-инвойс — предварительный документ до отгрузки. По ней стороны согласуют номенклатуру и суммы, готовят приложения к контракту, открывают платеж. Фактическую отгрузку она не описывает, потому что отгрузки еще не было.
Коммерческий инвойс поставщик выписывает на то, что реально поехало. Количество, вес и суммы совпадают с отгруженной партией, а не с планом закупки.
Счет на оплату и счет-фактура относятся к российскому обороту. Счет-фактура дает покупателю право принять предъявленный налог к вычету по статье 169 Налогового кодекса РФ в редакции от 04.08.2026, а НДС по ввозимой партии вы платите на таможне при выпуске для внутреннего потребления, как требует статья 151 того же кодекса. Это разные документы и разные платежи.
Подмена стоит времени. Отправите проформу вместо инвойса, и у вас запросят документы о совершенной сделке.
Сравнение трех документов
| Документ | Когда появляется | Кто выставляет | Зачем его просят | Чем опасна подмена |
|---|---|---|---|---|
| Проформа-инвойс | До отгрузки, пока стороны согласуют сделку | Продавец | Чтобы согласовать условия, подготовить платеж и приложения к контракту | Отгрузку не подтверждает, для декларации ее недостаточно |
| Коммерческий инвойс | При отгрузке партии | Продавец | Подтвердить состав, цену и условия поставки перед таможней и банком | Без него декларант подтверждает сделку другими документами |
| Счет на оплату и счет-фактура | Во внутренних расчетах в России | Российский продавец | Оплатить поставку внутри страны, заявить вычет по НДС | Во внешнеторговой сделке инвойс они не заменяют |
Какие реквизиты обязательны в инвойсе
Единой формы инвойса нет. Состав полей диктуют контракт и то, что спросят на таможне и в банке.
| Поле инвойса | Что проверить |
|---|---|
| Номер и дата | Дата не раньше контракта, номер не повторяет прошлую отгрузку |
| Продавец и покупатель с адресами | Названия и адреса повторяют контракт посимвольно |
| Грузополучатель | Совпадает с транспортным документом |
| Номер и дата контракта | Стоят в шапке, иначе банк попросит связать платеж с контрактом |
| Наименование и описание товара | Описания хватает, чтобы подобрать код ТН ВЭД |
| Количество и единицы измерения | Сходится со спецификацией и упаковочным листом |
| Цена за единицу и общая сумма | Сумма цифрами и прописью совпадает, скидка отражена |
| Валюта | Та же, что в контракте и в платежном поручении |
| Условия поставки | Базис поставки с годом редакции правил и с названием пункта |
| Условия оплаты | Повторяют контракт, без новых сроков и процентов |
| Вес брутто и нетто, число мест | Совпадают с упаковочным листом и транспортным документом |
| Подпись и печать продавца | Стоят на каждом листе, шапка принадлежит вашему поставщику |
Расхождение любого поля проверяющие читают одинаково. Документы описывают разные партии, значит сведения придется подтверждать дополнительно. Таможенный орган запрашивает документы, декларант вносит изменения, выпуск сдвигается. Поставщику проще переделать инвойс до отгрузки.
Что таможня берет из инвойса при оформлении импорта
Декларацию подают с комплектом документов. Статья 108 Таможенного кодекса ЕАЭС в редакции от 29.05.2019 относит к ним документы по сделке с товарами, транспортные документы, документы о происхождении товаров и документы, которые подтверждают заявленную таможенную стоимость. Инвойс закрывает сразу несколько пунктов перечня.
Цена из инвойса становится основой расчета. Статья 39 того же кодекса ставит первым методом стоимость сделки: цену, которую вы фактически уплатили или должны уплатить за товары, с начислениями по статье 40. Метод работает, пока выполняются условия статьи 39; иначе таможня переходит к следующим методам. От этой величины считают пошлину, а за ней и НДС.
Возьмем условную строку инвойса. Поставщик написал 1200 pieces, LED lamps, USD 3,50, итого USD 4200. Декларант переносит в декларацию наименование, количество, цену и валюту. Если в упаковочном листе стоит 1150 штук, декларация расходится с документами сделки, и инспектор получает повод проверить партию.
Сроки выпуска задает норма. По статье 119 того же кодекса таможня выпускает товар за 4 часа после того, как зарегистрировала декларацию; в отдельных случаях срок сдвигается на 1 рабочий день, а если выпуск продлили, его завершают не позднее 10 рабочих дней. Это сроки работы таможенного органа, а не срок перевозки вашего груза.
Когда мы берем на себя доставку грузов из Китая и таможенное оформление, мы сверяем документы до того, как подать декларацию. По пункту 4 статьи 405 Таможенного кодекса ЕАЭС таможенный представитель платит таможенные пошлины и налоги солидарно с декларантом.
Рассчитаем доставку и таможенное оформление вашего груза из Китая.
Как инвойс работает при оплате и в валютном контроле
Банк переводит деньги за границу по документам сделки. Оплата по инвойсу идет через валютный контроль, и банк сверяет стороны, номер и дату контракта, сумму, валюту и условия поставки.
Импортный контракт на ввоз товаров попадает под правила учета Инструкции Банка России № 181-И в редакции от 31.03.2026. Пункт 4.3 называет порог суммы обязательств для постановки контракта на учет, по импортным контрактам это 3 млн рублей.
Платеж тормозят три расхождения. Сумма в инвойсе не сходится с контрактом. В шапке нет номера и даты контракта. Валюта платежа отличается от валюты документа.
Мы принимаем оплату в рублях и юанях, конкретные условия фиксирует договор. О валюте платежа спросите поставщика до выставления инвойса.
Бухгалтерии инвойс нужен как первичный документ. Вместе с упаковочным листом и транспортным документом он подтверждает, какую партию вы приняли к учету.
Типичные ошибки в инвойсе от китайского поставщика
Расхождение с контрактом и упаковочным листом
Количество, вес, число мест и номенклатура разъезжаются чаще остальных полей. Поставщик догрузил коробку и поправил только упаковочный лист. Сверьте три документа до отгрузки и попросите переделать инвойс.
Слишком общее описание товара
Формулировки вроде goods, samples или gift items не дают подобрать код ТН ВЭД. Просите поставщика написать, из чего сделан товар, для чего он и какая модель.
Путаница в валюте и суммах
Контракт в долларах, инвойс в юанях, сумма прописью не сходится с цифрами, скидка есть в переписке и отсутствует в документе. Каждое расхождение банк отработает вопросом к вам.
Базис поставки без года и без пункта
Условия поставки описывают правила Incoterms, международные правила толкования торговых терминов. Действующая редакция это Incoterms 2020, вступившие в силу 1 января 2020 года, одиннадцать трехбуквенных терминов. Китайские поставщики регулярно пишут базис без года редакции, поэтому попросите поставщика проставить год и географический пункт до подписания.
Язык, подпись и чужие реквизиты
Поставщики копируют шаблон и забывают заменить шапку, подпись или адрес. Проверьте, чей документ перед вами, и запросите перевод, если текст только на китайском.
Поставщик может предложить занизить стоимость в инвойсе. Риск несет покупатель, потому что таможенную стоимость проверяют по документам сделки, а расхождение объясняет декларант. Мы возим белым импортом, а не карго, и такие предложения отклоняем.
Виды инвойса и формы документа
Импортер из Китая обычно видит четыре разновидности.
- Коммерческий инвойс — документ фактической отгрузки товара.
- Проформа-инвойс — предварительный документ до отгрузки.
- Инвойс на услуги — фрахт, брокерские и складские работы.
- Замещающий инвойс — документ, который поставщик выписал заново взамен ошибочного.
Формы тоже разные. Бумажный оригинал с подписью и печатью, скан для предварительной проверки, электронный документ. Форму задают контракт и требования вашего банка. Шаблон берите у поставщика или у брокера, готового образца на этой странице мы не даем.
Что проверить в инвойсе до отгрузки
Проверить инвойс проще до отгрузки, пока поставщик готов переделать документ.
- Сверьте номер и дату инвойса с контрактом, номер не должен повторяться.
- Проверьте стороны по контракту, а грузополучателя по транспортному документу.
- Найдите в шапке номер и дату контракта, иначе банк вернет платеж.
- Прочитайте описание товара глазами инспектора и решите, хватает ли его для кода ТН ВЭД.
- Сложите количество и вес по упаковочному листу и сравните с инвойсом.
- Сверьте валюту и сумму, включая сумму прописью и скидку.
- Посмотрите базис поставки, год редакции Incoterms и название пункта.
- Убедитесь, что подпись продавца стоит на документе.
Когда партий несколько в месяц, сверка съедает время закупщика. Шатл Логистик работает в международной логистике более 14 лет и сопровождает сделку и документы. Таможенное оформление ведут наши штатные специалисты.
Пришлите инвойс и контракт, и мы скажем, что поправить до отгрузки. Оставьте заявку на консультацию.
